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企业出国参展流程【图文攻略】


       企业出国参展是一种直接面对国外客户走向国际化的高效营销方式,然而许多企业对整个参展流程可能还不太熟悉,造成了不必要的资源与时间的耗费。经过多年的参展实战经验,花粤蓉整理出了一份系统的出国参展流程,希望能为广大企业更加高效地参展贡献一份绵薄之力。

   第1步:确定参展目标,制定计划(提前12个月)

   
   企业选择展会类型也是有学问的,要根据自身产品服务性质、综合时间地点等因素,选择最适合自己的展会。例如,有些主题是米酒的展会,但他可能细分到米酒酿造技术、米酒生产设备,米酒包装工艺甚至米酒文化展等,所以参展企业事先必须调查清楚展会性质。具体展览会性质与排期信息可以在花粤蓉的官网里查看最新的国外展会计划

特别提醒:因为出国参展会涉及到证申请、补贴申请以及展品出境运输等环节,一般国内证审批需1~2个月,而展品要提前2个月运输出境,所以花粤蓉建议最少提前12个月确定参展目标,制定参展计划等事宜。


 

    第2步:报名参展,预定展位(提前10个月或更早)

  
    有些大型展会是2~3年举行一次的,许多热门的展会更需要提前一年报名参展。所以企业在确定参展目标后,应尽快与展览公司联系报名,填写参展申请表,支付订金,预订展位
填写参展报名申请表的时候,为保障自身利益,需要注意相关规定条款,展位面积数量,一些额外的展会服务收费等。另外,展位的位置对于企业的参展效果也是起着举足轻重的作用,越早预订越容易取得最有利的展位。

特别提醒1:花粤蓉过去遇到不少这样的问题,企业如何选择专业的展览公司呢?其实我们可以从展览公司过去举办展会的水平、网上的评价得出一个大致的印象,也可以从一些细节方面观察,如该展览公司的官网只是大量无用信息,还是有实用的参展知识等。



  第3步: 确认展位,交付余款(提前10个月


   成功报名参展后,会收到展览公司的展位分配结果。企业对于不满意的展位可要求更换,正式确认了展位后,交清余款,签订最终参展合同,此时你的参展时间地点才算完全确定下来了。

 

   第4步:展台设计,展品选择(提前6个月)


   对于展台设计展示方式等,你可以交由参展公司代办。当然,您也可以根据自己的创意,自行设计展台或提交设计方案给展览公司。展品选择就是企业最需要考虑的问题。在一项“关于一个企业展览成功因素”的调查中,”展品具有吸引力“这一项比重高达40%。因此选择独特的(让你在同行中脱颖而出、给客户留下深刻印象的)、具有代表性(代表企业最高技术水平的)的展品参展是重中之重。
                                                     企业展览成功因素


   第5步:设计赠品与宣传画册(提前5个月)

 
    一个完整的展会必然是少不了赠品和宣传画册的。赠品体现了一个展会的附加价值,赠品要与公司产品或品牌形象相关,但又要实用的(可提高留存率增加曝光机会),比如日本的一家布料企业把赠品设计成一块精美的眼镜布,并在布料上印有企业的相关信息,这不仅和企业性质相关,而且对于戴眼镜的人非常实用,还有不错的宣传效果。

特别提醒:设计赠品与宣传画册一般由企业自行设计印发,许多展览公司是不包办的噢。

   
   

    第6步:确定人员名单,宣传展会(提前4个月)


    确定出国参展人员的名单并提交相关资料给展览公司,方便展览公司安排证件、酒店、机票等事宜。为了达到更好的展览效果,企业应主动出击,通过各种线上线下渠道(利用粉丝多的微信微博号宣传、线上广告、线下传单、媒体、行业论坛、展会论坛等)进行展会宣传,提前联系邀请目标客户,这样可极大提高您展会的参观率,为你的展会制造羊群效应,从而实现更多的成交。


    第7步:展品运输与保护(提前3~4个月)

 
    展品会由展览公司推荐的运输公司运输,当然也可以自己找货代公司运输(自己联系的话大多数只能是拼箱了,运输的准时性和安全性远没有展览公司统一集装运输的好)。展品会在国内装箱集货,然后统一海运,达到展览国完成清关后,统一安排仓库存储。
                              展品运输流程


特别提醒:对某些食品毛制品等商品出境需要到市政务中心窗口办理检疫证书,具体检验商品可到国家出入境检验检疫局官网查询,也可以点击下面图片下载商品出入境检验目录表 。

                             商品出入境检验目录表

 

    第8步:护照办理,证件申请。(提前2~3个月)

 
    要出国就一定要有护照和证件。简单来说,护照是国际通行证明,而证件是各个不同国家的入门卷。护照是一定要本人办理,由本人携带身份证户口本去其户口所在地的出入境管理部门申请。而证件一般可由展览公司代办,但也需要本人提供相关的材料,需要注意的是美国证件需要本人亲自去面试办理。
 
 特别提醒:每个国家的可能需要不同的材料,详情可以点击出国参展证件办理流程,查看各国参展证件的流程材料。
                                                       护照办理
   

   第9步:出国参展补贴申请(符合资格的企业参展前登记,参展后提交资料自行申请)


   中小企业出国参展补贴政策已实施多年,但仍有许多企业不知如何申请补贴,由于申请参展补贴的相关信息较多,详情可点击这里出国参展补贴申请攻略

   

   第10步:到达展览国,清点展品。


   
   恭喜你!到了这一步说明你的出国参展之旅已经正式开始了!到达展览地后,清点所有展品,确认展览活动方案,安排人员分工,安排展会期间的销售工作,客户跟进工作等。



   
   总结:这是花粤蓉在展览行业多年总结出来的出国参展流程攻略,希望能对广大参展的朋友有所帮助!看完这篇文章后如果你还对参展流程还有疑惑或者想报名参展,都可以点击这里       马上与花粤蓉联系!

    
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